Cómo crear el dossier de tu evento

Para vender tu espectáculo a un ayuntamiento o a un local, buscar patrocinadores o promocionarlo, necesitas un dossier. Un dossier es un documento donde se detalla toda la información de interés sobre un determinado tema, un espectáculo en el caso que nos ocupa.

Lo primero es hacer una descripción. Tiene que ser lo más llamativa posible, para atraer el interés de la/s persona/s a la que va dirigida el dossier. Sé claro y conciso, no te enrolles en frases subordinadas que dificulten la lectura y comprensión. Ve al grano. Para eso:

  1. Divide la descripción en secciones.
  2. Usa enumeraciones para que el lector pueda ubicar la información importante con un solo golpe de vista.
  3. Da sólo información relevante y positiva, como asistencia estimada (procura que esté basada en datos reales, como de otros eventos que hayas realizado previamente), tipo de show, qué artistas lo componen, qué lo hace especial o diferente…

Piensa que le vas a dar el dossier a alguien que tiene que leer un montón de documentos parecidos en su jornada laboral, por lo que no lo va a leer entero e irá directamente a los puntos que tenga que valorar. De nada sirve trabajar un dossier de 500 páginas con engorrosos párrafos si luego nadie lo va a abrir.

También debes usar imágenes o videos. Una imagen vale más que mil palabras, y por muy bien que describas tu show, nada lo explica mejor que verlo por uno mismo. Adjunta fotos donde se vea cuanto público hay, su actitud entusiasta, de los artistas, y todos aquellos elementos que sean destacables. También facilita enlaces a videos donde se pueda ver que tu espectáculo hay que tenerlo en cuenta, y enlaces a redes sociales, si las hubiese.

Añade, si las tienes, reseñas positivas de asistentes que hayan visto tu show previamente. Puedes ponerlas en formato texto o como captura de imagen, pero si además añades un enlace hacia ellas para que se vean que son reales, aún mejor. También críticas positivas: de algún periódico local, de alguna web de temática relacionada…

A partir de aquí empieza la información específica, esto es, lo que realmente estás pidiendo, y no es la misma información para todos. Es decir, tendrás que hacer tantos dossiers diferentes como el número de entes a los que tengas pensado presentarlo. Por ejemplo, si estás vendiendo a un ayuntamiento el espectáculo, aquí detallas las necesidades técnicas que deben facilitarte para llevarlo a cabo, como es el marketing, quien pone equipo de sonido, etc. Pero si es para un patrocinador, esta información no necesita saberla, por lo que en su dossier no aparecerá, y sí lo hará la cantidad de dinero o material que se le pide para ser patrocinador, si es colaborador o en exclusiva, repercusión del evento, etc.

Para el ayuntamiento necesitas poner:

  1. Si quieres venderlo a caché cerrado, a taquilla o porcentaje de ambas.
  2. Precio del caché y/o precio de la entrada recomendado, y ventas estimadas.
  3. Localización del evento (si solicitas un local público a elegir por el organismo y si quieres uno concreto)
  4. Necesidades de luz e iluminación (si se lo pides o lo pones tú)
  5. Necesidades de marketing (qué publicidad se tiene pensado hacer y por quién)

Para un patrocinador necesitas poner:

  1. Aforo del recinto donde se celebre.
  2. Precio de la entrada.
  3. Cómo se va a realizar la promoción del evento (carteles, prensa, radio…).
  4. Qué le ofreces al patrocinador: aparecer en los carteles o cualquier otro medio de promoción del evento, stands en el recinto, menciones durante el espectáculo, si hay photocall con su marca…
  5. Si el patrocinio es económico o en especie, y su valía (el precio siempre lo último, primero haz que quiera formar parte).

Una vez tengas terminado el contenido, cuida la imagen. Un dossier hecho con Word sin más tratamiento que lo que este programa ofrece, puede dar la sensación cutrez. Si el dossier es así, el espectáculo estará igual de poco cuidado. No te cierres la puerta antes de entrar. Se puede diseñar una plantilla con Photoshop u otro programa de diseño para que quede profesional, donde se crea una imagen elegante para cada página. Luego, juntar todas esas imágenes en un pdf. Si no sabes cómo hacerlo, contrata un profesional. La inversión es recuperable. No merece la pena, para el ahorro que supone, perder posibilidades de vender tu show por un dossier que no está a la altura. Si necesitas ayuda, en AC Espectáculos te asesoramos y realizamos tu dossier.

(By Antonio Castejo)